Erkennen Sie Ihr System?
Gehen Sie die Punkte kurz durch. Jeder einzelne ist für sich noch kein Notfall. Treffen drei oder mehr auf Ihr System zu, lohnt sich ein genauer Blick.
- Nur eine Person versteht, wie das System funktioniert. Wenn sie krank ist, im Urlaub oder das Unternehmen verlässt, kann niemand Fehler beheben oder etwas ändern.
- Die Access-Datei liegt auf einem Netzlaufwerk, und mehrere Leute arbeiten gleichzeitig darin. Gelegentlich ist die Datei gesperrt, langsam oder muss repariert werden.
- Die Datenbank wächst. Eine Access-Datei im Format .accdb darf höchstens 2 GB groß sein, Anhänge und Bilder füllen diese Grenze schnell.
- Nach einem Office-Update oder dem Wechsel von 32- auf 64-Bit-Office laufen einzelne Makros, Formulare oder Zusatzsteuerelemente nicht mehr.
- Unterwegs, im Lager oder beim Kunden gibt es keinen Zugriff. Access läuft nur unter Windows, eine Version für Mac, Tablet oder Smartphone gibt es nicht.
- Es gibt keine echte Rechteverwaltung. Wer die Datei öffnen kann, sieht und ändert alles, und niemand kann nachvollziehen, wer was geändert hat.
- Daten werden per Kopieren und Einfügen von einer Excel-Datei in die nächste übertragen. Es gibt mehrere Fassungen derselben Liste, und keiner weiß sicher, welche aktuell ist.
- Neue Anforderungen wie eine Schnittstelle zur Buchhaltung, ein Kundenzugang oder automatische E-Mails lassen sich nicht mehr einbauen.
Warum Access und Excel irgendwann an Grenzen stoßen
Access und Excel sind gute Werkzeuge, um schnell etwas Eigenes zu bauen. Genau deshalb stecken in vielen Betrieben über Jahre gewachsene Lösungen darin. Microsoft entwickelt Access weiter, das Programm verschwindet also nicht. Das Problem ist ein anderes: Diese Lösungen sind für einen Arbeitsplatz und eine Handvoll Nutzer gedacht. Sobald mehr Menschen, mehr Standorte und mehr Daten dazukommen, wird es eng.
| Thema | Access oder Excel heute | Eigene Webanwendung |
|---|---|---|
| Zugriff | Am Windows-Rechner im Büro, oft nur im Firmennetz | Im Browser auf jedem Gerät, auch mobil, mit gesichertem Login |
| Gleichzeitiges Arbeiten | Sperren und Konflikte bei mehreren Nutzern in einer Datei | Viele Nutzer gleichzeitig, die Datenbank regelt das |
| Datenmenge | Eine .accdb-Datei höchstens 2 GB | Eine Datenbank wie PostgreSQL, die für große Datenmengen gebaut ist |
| Rechte | Wer die Datei hat, sieht alles | Rollen und Rechte je Person, Änderungen nachvollziehbar |
| Wissen | Steckt oft im Kopf einer Person | Dokumentierter Quellcode, der Ihnen gehört |
| Anbindungen | Mühsam oder gar nicht | Schnittstellen zu Buchhaltung, Shop, CRM oder Power BI |
Ablösen heißt nicht, dass alles anders wird. Ihre Abläufe haben sich bewährt. Wir bauen sie nach, nur stabiler, sicherer und von überall erreichbar.
Was mit Ihren Daten passiert
Die häufigste Sorge ist berechtigt: Jahrelang gepflegte Kunden, Aufträge, Artikel und Notizen dürfen nicht verloren gehen. Deshalb behandeln wir die Datenübernahme als eigenen Arbeitsschritt und nicht als Nebensache am letzten Tag.
Übernahme der Daten
Wir lesen Tabellen, Abfragen und Beziehungen aus Ihrer Access-Datenbank oder Ihren Excel-Dateien aus und übertragen sie in die neue Datenbank. Dabei fallen meist Dubletten, leere Felder und widersprüchliche Schreibweisen auf. Die bereinigen wir mit Ihnen gemeinsam, statt sie stillschweigend mitzuschleppen.
Probeläufe mit echten Daten
Die Übernahme läuft vorab mehrmals auf einer Testumgebung. Sie prüfen mit Ihren eigenen Datensätzen, ob alles stimmt: Summen, Verknüpfungen, alte Aufträge. Erst wenn Sie zufrieden sind, wird umgestellt.
Parallelbetrieb und Rückweg
Auf Wunsch laufen altes und neues System eine Zeit lang nebeneinander. Die alte Datei bleibt unverändert archiviert, sodass Sie jederzeit nachsehen können. Gelöscht wird nichts, was Sie nicht ausdrücklich freigeben.
So läuft die Ablösung Schritt für Schritt
- Bestandsaufnahme: Wir sehen uns das System gemeinsam mit den Menschen an, die täglich damit arbeiten. Welche Formulare, Berichte, Makros und Abläufe werden wirklich genutzt, welche nicht mehr?
- Plan und Umfang: Sie bekommen eine schriftliche Beschreibung, was die neue Anwendung können soll, was zuerst kommt und was später. Ohne Fachchinesisch.
- Erste Fassung im Browser: Nach kurzer Zeit sehen Sie die wichtigsten Masken mit Ihren echten Daten auf einer Testumgebung und geben Rückmeldung.
- Ausbau in Etappen: Schritt für Schritt kommen Berichte, Rechte, Schnittstellen und Automatisierungen dazu. Sie testen jede Etappe, bevor die nächste beginnt.
- Datenübernahme und Umstellung: Probeläufe, letzte Übernahme, Umstellung an einem ruhigen Tag. Ihr Team wird eingewiesen.
- Betrieb und Weiterentwicklung: Hosting in Deutschland, Updates, Sicherungen und neue Funktionen aus einer Hand. Der Quellcode gehört Ihnen.
Technisch setzen wir auf verbreitete, gut dokumentierte Bausteine: eine Oberfläche mit React und Next.js im Browser, PostgreSQL als Datenbank. Das bedeutet für Sie: Andere Entwickler finden sich darin zurecht, und Sie sind nicht von uns abhängig.
Was es kostet
Eine seriöse Zahl gibt es erst nach der Bestandsaufnahme. Bis dahin hilft es zu wissen, was den Aufwand treibt. Nicht die Größe der Datei entscheidet, sondern wie viel Logik darin steckt.
- Anzahl der Masken und Berichte, die wirklich gebraucht werden. Oft ist ein Teil davon über die Jahre überflüssig geworden.
- Wie viel Logik in Makros, VBA-Code und verschachtelten Abfragen steckt und ob jemand erklären kann, was sie tun.
- Zustand der Daten: Saubere Tabellen lassen sich schnell übernehmen, gewachsene Listen mit Dubletten brauchen mehr Zeit.
- Schnittstellen zu anderen Programmen wie Buchhaltung, Warenwirtschaft, Shop oder E-Mail.
- Rechte und Rollen: Wer darf was sehen, wer darf was ändern, braucht es einen Zugang für Kunden oder Partner?
Wer schrittweise umsteigt, verteilt den Aufwand und sieht früh, was er bekommt. Wie wir Kosten für Softwareentwicklung allgemein einordnen, steht auf einer eigenen Seite.
Häufige Fragen
Kann man Access einfach in die Cloud schieben?
Nur bedingt. Man kann die Access-Datei auf einen Server oder in einen Cloud-Speicher legen oder die Tabellen in eine Server-Datenbank auslagern. Die Oberfläche bleibt aber ein Windows-Programm, das jeder Nutzer auf seinem Rechner braucht. Mobiler Zugriff, saubere Rechte und gleichzeitiges Arbeiten vieler Nutzer entstehen dadurch nicht. Für eine Übergangszeit kann das trotzdem sinnvoll sein.
Was passiert mit unseren Berichten und Auswertungen?
Die Berichte, die Sie wirklich nutzen, bauen wir in der neuen Anwendung nach, als Ansicht im Browser, als PDF oder als Export nach Excel. Für größere Auswertungen lässt sich die neue Datenbank auch an Power BI anbinden.
Können wir schrittweise umsteigen?
Ja, und meist ist das der bessere Weg. Ein Bereich nach dem anderen wandert in die neue Anwendung, während der Rest vorerst im alten System bleibt. So bleibt der Betrieb jederzeit arbeitsfähig.
Behalten wir den Quellcode?
Ja. Der Quellcode gehört Ihnen und wird Ihnen übergeben. Sie können die Anwendung später auch von anderen weiterentwickeln lassen.
Müssen unsere Mitarbeiter alles neu lernen?
Weniger als befürchtet. Wir orientieren uns an den gewohnten Abläufen und Begriffen aus Ihrem bisherigen System. Was sich ändert, erklären wir in einer Einweisung, und die Menschen, die täglich damit arbeiten, testen jede Etappe vorher mit.
Wo liegen unsere Daten danach?
Auf Servern in Deutschland. Zugriff gibt es nur über einen gesicherten Login, Sicherungen laufen regelmäßig und automatisch.
Lohnt sich das auch für kleine Betriebe?
Das hängt davon ab, wie wichtig das System für Ihr Tagesgeschäft ist. Wenn ein Ausfall Aufträge, Rechnungen oder Liefertermine blockiert, lohnt sich der Blick fast immer. Wenn nur eine Liste gelegentlich gepflegt wird, sagen wir Ihnen das auch.
Zeigen Sie uns Ihr System
Dreißig Minuten per Video: Sie zeigen uns Ihre Access-Datenbank, Ihre Excel-Dateien oder Ihr altes Programm. Wir sagen Ihnen, ob und wie sich eine Ablösung lohnt und womit Sie am besten anfangen.
45 Minuten mit dem Geschäftsführer. Kostenlos.
Sie beschreiben Ihren Prozess. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Eigenentwicklung für Sie rechnet — und wenn nicht, welches Standardprodukt besser passt. Danach bekommen Sie eine Einschätzung zu Aufwand und Kosten. Keine Präsentation, kein Verkaufsgespräch.
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