Wann sich ein eigenes CRM lohnt, und wann nicht
Standard-CRMs sind gut in dem, wofür sie gebaut sind: Kontakte, eine Verkaufspipeline, Aufgaben und E-Mail-Vorlagen. Wenn Ihr Vertrieb so arbeitet, ist ein Standardprodukt mit sauberer Einrichtung die bessere Wahl, und wir sagen Ihnen das.
Ein individuelles CRM lohnt sich, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:
- Ihr Verkaufsprozess hat Schritte, die kein Standard kennt, etwa Objektbesichtigung, Fahrzeugbewertung, Aufmaß oder Finanzierungsprüfung.
- Dieselben Daten werden in mehreren Systemen gepflegt, und niemand weiß genau, welches stimmt.
- Die Lizenzkosten pro Nutzer steigen mit jeder neuen Stelle, während ein Großteil der Funktionen ungenutzt bleibt.
- Telefonie, E-Mail und Auftragsabwicklung laufen neben dem CRM her statt darin.
- Sie wollen selbst bestimmen, wo Ihre Kundendaten liegen und wer darauf Zugriff hat.
Was ein individuelles CRM bei uns umfasst
- Kontakte, Firmen und Ansprechpartner mit vollständiger Historie: Anrufe, E-Mails, Termine, Angebote und Notizen an einer Stelle.
- Vorgänge in Ihren eigenen Phasen, vom ersten Kontakt bis zum Abschluss, mit klaren Regeln, wer einen Vorgang weitergeben darf.
- Aufgaben und Wiedervorlagen, die nicht in einer Liste verschwinden, sondern zur richtigen Zeit bei der richtigen Person auftauchen.
- Rollen und Rechte: Der Vertrieb sieht seine Kunden, die Leitung den Überblick, die Buchhaltung nur, was sie braucht.
- Angebote und Dokumente aus Vorlagen, abgelegt am Vorgang.
- Auswertungen zu Anfragen, Abschlussquoten und Umsätzen, als Ansicht im System und als Export.
- Übernahme Ihrer bestehenden Daten aus Excel oder dem bisherigen CRM.
Das CRM läuft im Browser und passt sich dem Bildschirm an, sodass es auch auf Tablet und Telefon bedienbar ist. Braucht Ihr Außendienst Funktionen ohne Netz, ergänzen wir eine App.
Anbindung an Telefonie, E-Mail und ERP
Ein CRM ist nur so gut wie die Daten, die von selbst darin landen. Deshalb verbinden wir es mit den Systemen, in denen die Arbeit tatsächlich passiert.
Telefonie
Anrufe starten per Klick aus dem Kontakt. Bei eingehenden Anrufen zeigt das CRM, wer anruft und worum es zuletzt ging. Gespräche landen mit Dauer und Notiz automatisch am Vorgang. Möglich ist das mit Cloud-Telefonanlagen, die eine Schnittstelle bieten, zum Beispiel sipgate, und mit vielen Telefonanlagen im eigenen Haus.
E-Mails aus Microsoft 365, Exchange oder anderen Postfächern werden dem passenden Kontakt zugeordnet. Antworten und Angebote verschicken Sie aus dem CRM, mit Vorlagen und ohne den Verlauf zu verlieren. Anfragen aus Ihrem Website-Formular legen automatisch einen neuen Vorgang an.
ERP, Warenwirtschaft und Buchhaltung
Aus dem gewonnenen Angebot wird ein Auftrag im ERP, ohne dass jemand ihn abtippt. Kundenstamm, Preise und offene Posten gleichen sich zwischen den Systemen ab. Für jedes Datum legen wir fest, welches System es führt, damit sich CRM und ERP nie widersprechen.
Was ein individuelles CRM kostet
Ein CRM ist bei uns ein Fachsystem. Den Preis bestimmen vor allem die Zahl der Anbindungen, die Menge der Altdaten und wie viele Abläufe abgebildet werden. Die Spannen nach Systemtyp und die laufenden Kosten im Betrieb stehen offen auf unserer Kostenseite zur Softwareentwicklung.
Gegenrechnen sollten Sie die Lizenzkosten eines Standard-CRMs über mehrere Jahre und die Zeit, die Ihr Team heute mit doppelter Pflege verbringt. Ein eigenes CRM hat keine Gebühr pro Nutzer, dafür Kosten für Betrieb und Weiterentwicklung.
Wie ein CRM-Projekt bei uns läuft
- Analyse und Feinkonzept, ein bis drei Wochen. Wir sehen uns Ihren Vertrieb an, wie er heute tatsächlich arbeitet. Ergebnis sind Lastenheft, Schnittstellenplan und Terminplan.
- Entwicklung in Zwei-Wochen-Takten, sechs bis zwanzig Wochen. Alle zwei Wochen arbeiten einzelne Mitarbeiter mit einer lauffähigen Version und geben Rückmeldung.
- Datenübernahme und Tests, zwei bis vier Wochen. Altdaten aus Excel oder dem bisherigen CRM werden bereinigt, Dubletten zusammengeführt und mit Ihnen abgenommen.
- Go-live und Schulung, ein bis zwei Wochen. Produktivsystem, Schulung, Dokumentation und Quellcode.
- Betreuung. Benannter Ansprechpartner, Reaktion in der Regel innerhalb eines Werktags, Weiterentwicklung nach Bedarf.
Häufige Fragen
Lohnt sich ein eigenes CRM gegenüber HubSpot, Pipedrive oder Salesforce?
Wenn Ihr Vertrieb einer klassischen Pipeline folgt, meist nicht. Ein eigenes CRM lohnt sich, wenn Ihr Prozess branchenspezifische Schritte hat, viele Systeme angebunden werden müssen oder die Lizenzkosten mit dem Team stark wachsen. Wir rechnen das im Erstgespräch mit Ihren Zahlen durch.
Können wir unsere Daten aus Excel oder dem alten CRM übernehmen?
Ja. Wir übernehmen Kontakte, Firmen, Vorgänge und Historie, bereinigen Dubletten und prüfen die Übernahme gemeinsam mit Ihnen, bevor das alte System abgeschaltet wird.
Kann das CRM mit unserer Telefonanlage zusammenarbeiten?
In vielen Fällen ja. Voraussetzung ist eine Schnittstelle der Telefonanlage, wie sie die meisten Cloud-Telefonanlagen bieten. Wir prüfen Ihre Anlage in der Analyse und sagen Ihnen vorher, welche Funktionen möglich sind.
Wo liegen unsere Kundendaten?
Gehostet wird in Deutschland oder der EU, den Standort legen wir mit Ihnen im Feinkonzept fest. Wer welche Daten sehen und ändern darf, regeln Rollen und Rechte im System.
Wem gehört das CRM am Ende?
Ihnen. Quellcode, Dokumentation und Zugänge gehören zum Lieferumfang. Es fallen keine Gebühren pro Nutzer an, und Sie können das System selbst oder mit einem anderen Dienstleister weiterentwickeln.
Wie es weitergeht
Beschreiben Sie uns, wie Ihr Vertrieb heute arbeitet und mit welchen Systemen. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags und sagen Ihnen im Erstgespräch offen, ob ein Standard-CRM reicht oder ob sich eine Eigenentwicklung lohnt.
45 Minuten mit dem Geschäftsführer. Kostenlos.
Sie beschreiben Ihren Prozess. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Eigenentwicklung für Sie rechnet — und wenn nicht, welches Standardprodukt besser passt. Danach bekommen Sie eine Einschätzung zu Aufwand und Kosten. Keine Präsentation, kein Verkaufsgespräch.
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