Welche Frist für Ihr Unternehmen gilt
| Ab | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können | Alle Unternehmen mit Umsätzen an andere Unternehmen im Inland |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen ausstellen | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen ausstellen | Alle Unternehmen; auch die Übergangsregel für EDI-Verfahren endet |
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Verbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Stand November 2026 bleiben die Termine unverändert; Forderungen nach einer Verschiebung wurden nicht umgesetzt.
Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Wer über der Grenze liegt, hat für die Umstellung also nur noch wenige Wochen.
In drei Klicks: Ihre Frist und Ihr nächster Schritt
Welche Frist gilt für Sie?
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Was der Test fragt
Schreiben Sie Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland?
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Verbraucher und ins Ausland sind nicht betroffen.
- — Ja, zumindest einen Teil
- — Nein, nur an Verbraucher oder ins Ausland
Wie hoch ist Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026?
Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz. Genau 800.000 € liegen noch nicht darüber.
- — Mehr als 800.000 €
- — 800.000 € oder weniger
Wo entstehen Ihre Rechnungen heute?
- — Im Buchhaltungsprogramm (DATEV, lexoffice, sevDesk und ähnliche)
- — In unserem Shop, CRM, Portal oder einer Branchensoftware (Die Rechnung kommt automatisch aus dem System, meist als PDF)
- — In Word, Excel oder von Hand
/ Ergebnis 01
Ihre Frist: 1. Januar 2027. Wahrscheinlich reicht eine Einstellung.
Gilt, wenn: Schreiben Sie Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland? Ja, zumindest einen Teil · Wie hoch ist Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026? Mehr als 800.000 € · Wo entstehen Ihre Rechnungen heute? Im Buchhaltungsprogramm
Die gängigen Buchhaltungsprogramme erzeugen XRechnung oder ZUGFeRD bereits. Prüfen Sie, dass das Profil EN 16931 eingestellt ist und Ihre Kundenstammdaten vollständig sind. Dafür brauchen Sie keine Agentur.
Wo wir helfen: wenn eingehende E-Rechnungen bei Ihnen noch ausgedruckt und abgetippt werden. Das lässt sich automatisieren, bis zur Übergabe an DATEV.
/ Ergebnis 02
Ihre Frist: 1. Januar 2027. Ihr System muss bis dahin umgestellt sein.
Gilt, wenn: Schreiben Sie Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland? Ja, zumindest einen Teil · Wie hoch ist Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026? Mehr als 800.000 € · Wo entstehen Ihre Rechnungen heute? In unserem Shop, CRM, Portal oder einer Branchensoftware
Ein PDF aus Shop, CRM oder Portal gilt ab diesem Tag bei Geschäftskunden nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung. Ihre Kunden dürfen daraus keine Vorsteuer ziehen und werden die Rechnung zurückschicken.
Die Lösung sitzt im System selbst: Es muss die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, gegen die Norm prüfen und die fehlenden Stammdaten abfragen. Das bauen wir ein, ohne dass Sie das System wechseln.
/ Ergebnis 03
Ihre Frist: 1. Januar 2027. Word und Excel reichen dann nicht mehr.
Gilt, wenn: Schreiben Sie Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland? Ja, zumindest einen Teil · Wie hoch ist Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026? Mehr als 800.000 € · Wo entstehen Ihre Rechnungen heute? In Word, Excel oder von Hand
Eine Rechnung aus Word oder Excel ist ein PDF und damit ab diesem Tag bei Geschäftskunden keine gültige Rechnung mehr.
Oft ist ein Buchhaltungsprogramm der einfachste Weg. Wenn Ihre Rechnungen aber aus Aufträgen, Stunden oder Lieferscheinen entstehen, die schon in einem System liegen, lohnt es sich, die Rechnung direkt dort zu erzeugen. Wir sagen Ihnen im Gespräch ehrlich, was davon passt.
/ Ergebnis 04
Ihre Frist: 1. Januar 2028. Wahrscheinlich reicht eine Einstellung.
Gilt, wenn: Schreiben Sie Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland? Ja, zumindest einen Teil · Wie hoch ist Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026? 800.000 € oder weniger · Wo entstehen Ihre Rechnungen heute? Im Buchhaltungsprogramm
Die gängigen Buchhaltungsprogramme erzeugen XRechnung oder ZUGFeRD bereits. Prüfen Sie, dass das Profil EN 16931 eingestellt ist und Ihre Kundenstammdaten vollständig sind. Dafür brauchen Sie keine Agentur.
Wo wir helfen: wenn eingehende E-Rechnungen bei Ihnen noch ausgedruckt und abgetippt werden. Das lässt sich automatisieren, bis zur Übergabe an DATEV.
/ Ergebnis 05
Ihre Frist: 1. Januar 2028. Ihr System muss bis dahin umgestellt sein.
Gilt, wenn: Schreiben Sie Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland? Ja, zumindest einen Teil · Wie hoch ist Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026? 800.000 € oder weniger · Wo entstehen Ihre Rechnungen heute? In unserem Shop, CRM, Portal oder einer Branchensoftware
Ein PDF aus Shop, CRM oder Portal gilt ab diesem Tag bei Geschäftskunden nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung. Ihre Kunden dürfen daraus keine Vorsteuer ziehen und werden die Rechnung zurückschicken.
Die Lösung sitzt im System selbst: Es muss die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, gegen die Norm prüfen und die fehlenden Stammdaten abfragen. Das bauen wir ein, ohne dass Sie das System wechseln.
/ Ergebnis 06
Ihre Frist: 1. Januar 2028. Word und Excel reichen dann nicht mehr.
Gilt, wenn: Schreiben Sie Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland? Ja, zumindest einen Teil · Wie hoch ist Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026? 800.000 € oder weniger · Wo entstehen Ihre Rechnungen heute? In Word, Excel oder von Hand
Eine Rechnung aus Word oder Excel ist ein PDF und damit ab diesem Tag bei Geschäftskunden keine gültige Rechnung mehr.
Oft ist ein Buchhaltungsprogramm der einfachste Weg. Wenn Ihre Rechnungen aber aus Aufträgen, Stunden oder Lieferscheinen entstehen, die schon in einem System liegen, lohnt es sich, die Rechnung direkt dort zu erzeugen. Wir sagen Ihnen im Gespräch ehrlich, was davon passt.
/ Ergebnis 07
Ausstellen müssen Sie keine E-Rechnungen.
Gilt, wenn: Schreiben Sie Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland? Nein, nur an Verbraucher oder ins Ausland
Rechnungen an Verbraucher und ins Ausland dürfen Sie weiter als PDF oder auf Papier schicken.
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen trotzdem können, und zwar schon seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür, solange Sie die Datei lesen und unverändert archivieren können.
Rechtsstand 14.11.2026 nach § 14 und § 27 Abs. 38 UStG. Eine Einordnung, keine Steuerberatung: Grenzfälle klärt Ihre Steuerkanzlei.
Den Check gibt es auch als freien Quellcode zum Einbinden auf der eigenen Website: github.com/NOVU-Systems-GmbH/e-rechnung-fristcheck.
Was als E-Rechnung zählt und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den eine Software ohne Abtippen lesen kann. Ein PDF ist dagegen nur ein Bild der Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.
- XRechnung: reine XML-Datei, ohne Ansicht für Menschen. Pflicht bei Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profile EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG): ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, die Software die Daten.
- Nicht ausreichend: ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, eingescannte Rechnungen, PDF ohne Datensatz.
Maßgeblich ist immer der Datensatz. Weicht das PDF davon ab, gilt das, was in der XML-Datei steht.
Wo die Umstellung in der Praxis hakt
Buchhaltungsprogramme wie DATEV, lexoffice oder sevDesk können E-Rechnungen meist schon erzeugen. Schwierig wird es dort, wo Rechnungen nicht im Buchhaltungsprogramm entstehen:
- Der Onlineshop schreibt Rechnungen an Geschäftskunden selbst, aber nur als PDF.
- Das CRM, ein Kundenportal oder eine selbst entwickelte Branchensoftware erzeugt Rechnungen aus Vorlagen.
- Rechnungen entstehen in Word oder Excel und werden von Hand verschickt.
- Eingehende E-Rechnungen kommen als XML-Datei an, die niemand öffnen kann, und werden ausgedruckt und abgetippt.
- Stammdaten fehlen: Leitweg-ID bei Behörden, Bestellnummern, vollständige Anschriften und Steuernummern der Kunden.
Was wir für Sie umsetzen
E-Rechnungen aus Ihren eigenen Systemen
Wir erweitern Shop, CRM, Portal oder Fachsoftware so, dass jede Rechnung an Geschäftskunden als XRechnung oder ZUGFeRD entsteht, gegen die Norm geprüft wird und mit dem PDF zusammen beim Kunden ankommt. Die nötigen Stammdaten fragt das System dort ab, wo sie entstehen, etwa im Kundenkonto oder beim Auftrag.
Eingang automatisch verarbeiten
Eingehende E-Rechnungen aus dem Postfach werden ausgelesen, als lesbare Ansicht dargestellt, der Bestellung oder dem Lieferanten zugeordnet und an die Buchhaltung oder die Steuerkanzlei übergeben, zum Beispiel per DATEV-Schnittstelle. Abtippen entfällt.
Bestandsaufnahme vorab
Wenn unklar ist, wo in Ihrem Betrieb überall Rechnungen entstehen, gehen wir das mit Ihnen durch und halten fest, welches System was liefern muss und was Ihr Buchhaltungsprogramm schon kann. Oft reicht eine Einstellung statt einer Entwicklung, und das sagen wir Ihnen dann auch.
Häufige Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail ab 2027 noch?
Für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz nicht mehr bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Wer darunter liegt, darf 2027 noch PDF verschicken, ab 2028 nicht mehr. Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen.
Was passiert, wenn wir die Frist verpassen?
Eine Rechnung im falschen Format gilt umsatzsteuerlich nicht als ordnungsgemäß. Das kann Ihren Kunden den Vorsteuerabzug kosten, und viele Kunden werden solche Rechnungen deshalb zurückweisen. Die Zahlung verzögert sich, bis eine korrekte Rechnung kommt.
Kann unser Shop E-Rechnungen erzeugen?
Bei Shopify, Shopware und WooCommerce geht das über Erweiterungen oder eine Anbindung an das Buchhaltungsprogramm. Bei selbst entwickelten Shops bauen wir die Erzeugung direkt ein. Wichtig ist, dass Geschäftskunden im Bestellablauf die nötigen Angaben machen können.
Müssen wir E-Rechnungen anders archivieren?
Ja. Aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz, unverändert und acht Jahre lang. Ein Ausdruck oder nur das PDF genügt nicht.
Ist das eine Steuerberatung?
Nein. Wir setzen die technische Seite um. Welche Rechnungen in Ihrem Fall unter die Pflicht fallen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei; mit ihr stimmen wir die Übergabe der Daten ab.
Wie es weitergeht
Schreiben Sie uns, in welchen Systemen bei Ihnen Rechnungen entstehen und welches Buchhaltungsprogramm Sie nutzen. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags und sagen Ihnen, was sich einstellen lässt und was entwickelt werden muss.
45 Minuten mit dem Geschäftsführer. Kostenlos.
Sie beschreiben Ihren Prozess. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Eigenentwicklung für Sie rechnet — und wenn nicht, welches Standardprodukt besser passt. Danach bekommen Sie eine Einschätzung zu Aufwand und Kosten. Keine Präsentation, kein Verkaufsgespräch.
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